Independentemente do tamanho ou setor de atuação, todas as empresas, exceto os microempreendedores individuais, são obrigadas a manter registros contábeis regulares. Em um cenário de legislação complexa e em constante mudança, a gestão contábil desempenha um papel essencial para garantir que as empresas estejam em conformidade com as obrigações fiscais, evitando erros no recolhimento ou recolhimento indevido de tributos.
No entanto, ainda são identificados diversos erros e inconsistências pelas autoridades fiscais federais, estaduais e municipais, o que pode resultar em questionamentos e auditorias digitais, realizadas por meio da análise e cruzamento de informações disponíveis.
A fiscalização está se tornando cada vez mais rigorosa, com avanços tecnológicos implementados pelo governo que permitem a análise digital de praticamente 100% dos dados em tempo real. Sem um controle adequado das informações contábeis e fiscais, os danos são inevitáveis. Entre os erros que mais chamam a atenção das autoridades fiscais, destacam-se os seguintes:
- Omissão de receitas: consiste em não emitir documentos fiscais ou não registrar contabilmente as receitas auferidas pela empresa, reduzindo assim a base de cálculo dos tributos e, consequentemente, o montante a ser recolhido. O Regulamento do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza (RIR) também considera a indicação de saldo credor de caixa na escrituração, a falta de registro de pagamentos efetuados ou a manutenção de obrigações já quitadas ou cuja exigibilidade não esteja comprovada como indícios de omissão de receita.
- Transações financeiras incompatíveis: as autoridades fiscais têm acesso às movimentações financeiras e aos dados de vendas por meio de cartões de crédito e débito. Com o auxílio de sistemas de análise, como o “Hal” do Banco Central, é possível rastrear e monitorar as transações bancárias de todas as instituições financeiras do país. Isso permite o cruzamento das receitas declaradas pelas empresas com os valores creditados em contas bancárias ou recebidos por meio de cartões de crédito/débito, verificando a comprovação da origem dos recursos.
- Inconsistências no Registro de Inventário: inconsistências nas informações de inventário são alvo de fiscalização, que realiza o levantamento quantitativo e financeiro das mercadorias movimentadas pela empresa com base em arquivos eletrônicos e notas fiscais. Problemas como omissões de entrada e saída, saldos negativos ou divergências entre saldos declarados e saldos apurados podem resultar em penalidades significativas e afetar a saúde financeira da empresa.
- Erros na apuração dos tributos: o processo de apuração correta dos impostos, taxas e contribuições devidas, de acordo com o regime de tributação da organização (Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional), pode apresentar desafios devido à complexidade do sistema tributário nacional. Erros comuns incluem a não utilização ou o uso indevido de créditos tributários, aplicação incorreta de alíquotas e bases de cálculo, e uso de classificações fiscais e legislações desatualizadas.
- Declarações acessórias inconsistentes: a fiscalização eletrônica é baseada nas informações declaradas pelas empresas, através do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Esse sistema compartilha informações contábeis e fiscais em tempo real, permitindo análises e cruzamentos de dados. Portanto, qualquer erro cometido, seja intencional ou não, pode resultar em autuações por parte das autoridades fiscais. É fundamental garantir a coerência e a superposição correta de dados e números nas obrigações acessórias.
Empresas que enfrentam dificuldades financeiras muitas vezes recorrem a práticas como sonegação de tributos, postergação de obrigações tributárias ou planejamentos tributários arriscados. No entanto, essas medidas não resolvem os problemas, especialmente diante do aparato governamental para fiscalização. É uma batalha desigual, com empresários que não gerenciam seus negócios de forma profissional enfrentando uma fiscalização cada vez mais preparada e informatizada.
Estar em conformidade com as normas contábeis e fiscais é essencial para um crescimento sólido e seguro. Para garantir que os processos internos estejam em conformidade com as exigências legais, é necessário contar com ferramentas de auditoria digital, que reduzem as chances de erros na área tributária.
Portanto, o compliance tributário aliado da tecnologia não é apenas uma necessidade, mas também uma decisão estratégica. As empresas que não se adaptarem a essa realidade podem comprometer seriamente seus negócios, já que a carga tributária impacta significativamente o orçamento de qualquer organização. Erros fiscais têm um impacto financeiro significativo e podem prejudicar o negócio como um todo.